I den professionelle byggebranche i Danmark findes der en række udbudsformer, der kan bruges, når en bygherre skal indhente tilbud til sine projekter. Men hvad går et underhåndsbud egentlig ud på? Og hvilke regler forbundet med denne uformelle udbudsform skal du være opmærksom på? 

Denne guide giver dig den præcise viden, du skal bruge for at navigere sikkert i underhåndsbuddets regler – fra grænseværdier og procestrin til dokumentation og typiske faldgruber.

Hvad er et underhåndsbud?

Underhåndsbud bud er den mest uformelle udbudsform i det professionelle byggeri, når det kommer til indhentning af tilbud. Karakteristisk for underhåndsbud er den mere uformelle proces, hvor de almindelige procedureregler for udbud ikke gælder i samme omfang. Det indebærer, at en ordregiver henvender sig direkte til relevante virksomheder for at anmode om et tilbud på en specifik opgave. Har opgaven en ordreværdi på mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr., skal der indhentes mindst 2 underhåndsbud - for det meste bliver der indhentet 3. Et fjerde underhåndsbud kan komme i betragtning, hvis virksomheden er baseret uden for ordregiverens lokalområde. Har opgaven en ordreværdi på under 300.00 kr. kan ordregiveren nøjes med at indhente tilbud hos én virksomhed. Underhåndsbud har ofte betydet, at opgaver tildeles virksomheder, som ordregiveren allerede har et etableret kendskab til gennem sit netværk, derfor kan det være nyttigt med et værktøj, der viser samarbejdsrelationerne på projektmarkedet.

Grænseværdier - hvornår må du bruge et underhåndsbud?

Når ordreværdien på et byggeprojekt er mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr. skal der indhentes mindst 2 og maksimalt fire underhåndsbud, hvor det fjerde skal være uden for ordregivers lokalområde. Ved byggeopgaver med en ordreværdi på mellem 3 mio. kr. og EUs tærskelværdi kan ordregiver vælge mellem andre udbudsformer som begrænset licitation med prækvalifikation, offentlig licitation eller indbudt licitation.

Trin-for-trin proces for at gennemføre et underhåndsbud

En vellykket underhåndsbudsproces kræver struktur, selvom formen er mindre formel end ved ordinære udbud. Følg disse trin:

Trin 1: Behovsafklaring og markedsanalyse

Start med at definere dit præcise behov og dokumenter, hvorfor et underhåndsbud er den rette metode. Foretag en hurtig markedsscreening for at identificere relevante leverandører. Hvor mange kan reelt levere det, du søger?

Trin 2: Juridisk vurdering

Verificer at kontraktværdien ligger under relevante tærskeler, eller at en specifik undtagelsesbestemmelse kan anvendes. Her kan en evt. konsultation med juridisk eksperter være nødvendig, hvis tvivl opstår.

Trin 3: Udvælgelse af leverandører

Vælg mellem 3-4 virksomheder, som reglerne kræver det. Basér udvælgelsen på objektive kriterier som tidligere samarbejde, kapacitet, geografisk placering eller specialistkompetencer. Dokumentér valgkriterierne skriftligt.

Trin 4: Udarbejdelse af forespørgsel

Formuler en klar beskrivelse af opgaven, leveringstidspunkt, kvalitetskrav og evalueringskriterier. Selvom du ikke skal følge EU-udbuddets strenge kravspecifikationer, skal leverandørerne have samme informationsgrundlag.

Trin 5: Udsendelse og frist

Send forespørgslen til de valgte leverandører med rimelig svarfrist. Hvad der er rimeligt afhænger af opgavens kompleksitet – fra få dage ved simple indkøb til flere uger ved komplekse opgaver.

Trin 6: Evaluering og tildeling

Evaluer tilbuddene på baggrund af dine forudannoncerede kriterier. Pris alene eller bedste forhold mellem pris og kvalitet er typiske tildelingsmodeller. Dokumentér evalueringen.

Trin 7: Meddelelse til vindende og tabende tilbudsgivere

Informer alle inviterede leverandører om resultatet. Selvom standstill-perioden ikke gælder under tærsklerne, skaber transparent kommunikation goodwill og forebygger tvister.

Trin 8: Kontrakt og arkivering

Indgå skriftlig kontrakt med vinder og arkivér hele processen inkl. begrundelser for valg af metode og leverandører.

Dokumentationskrav

Dokumentationskravene skaber tryghed og transparens i byggeprojekter med underhåndsbud og minimerer også risikoen for favorisering af leverandører og er med til at opretholde en fair konkurrence og proces for alle involverede parter.

Hvornår må du ikke bruge underhåndsbud?

Der er klare situationer, hvor underhåndsbud er udelukket som udbudsform, hvis ordreværdien falder uden for den gældende tærskel på mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr., og du ikke kan påberåbe dig en specifik undtagelse, så må du ikke bruge et underhåndsbud. 

Sammenligning: Underhåndsbud vs. andre udbudsformer

• Underhåndsbud vs. offentligt udbud:

  Det offentlige udbud annonceres via EU Tender eller nationale databaser, og alle interesserede kan afgive tilbud. Processen er standardiseret med faste frister, ESPD-dokumentation og standstill-periode. Underhåndsbud springer disse formkrav over, men til gengæld mister du også den brede markedsafsøgning. Vælg offentligt udbud ved opgaver over tærsklen eller hvor du ønsker maksimal konkurrence.

• Underhåndsbud vs. begrænset udbud:

  Ved begrænset udbud annonceres opgaven først, hvorefter interesserede ansøger om prækvalifikation. Kun udvalgte inviteres derefter til at afgive tilbud. Dette giver bedre kontrol over antallet af tilbudsgivere end det åbne udbud, men kræver stadig annoncering. Underhåndsbud springes direkte til udvælgelsen over. Begrænset udbud er velegnet ved komplekse opgaver, hvor du vil sikre tilbudsgivernes kapacitet, men stadig ønsker konkurrence.

• Underhåndsbud vs. udbud med forhandling:

  Udbud med forhandling tillader dialog om tilbuddene efter indlevering, men kræver annoncering og følger EU-udbudsreglerne. Underhåndsbud kan også omfatte forhandling, men uden de formelle krav. Vælg udbud med forhandling ved komplekse kontrakter over tærsklen, hvor dialog er nødvendig.

Fordele og ulemper ved underhåndsbud

Fordele

• Hastighed: Uden annonceringsfrister og standstill-perioder kan du gennemføre et underhåndsbud på dage fremfor måneder. Ved akutte situationer er dette afgørende.
• Reduceret administrativt arbejde: Ingen ESPD-verifikation, ingen formelle evalueringsrapporter til Klagenævnet, og færre juridiske compliance-krav reducerer ressourceforbruget markant.
• Målrettet leverandørudvælgelse: Du kan henvende dig direkte til leverandører, du kender har den rette kompetence, fremfor at skulle håndtere tilbud fra uegnede aktører.
• Fleksibilitet i proces: Processen kan tilpasses opgavens karakter uden stive EU-regler. Forhandling, afklaring og justering kan ske løbende.
• Lavere tærskel for SMV'er: Mindre virksomheder, der finder EU-udbud for ressourcekrævende, deltager lettere i underhåndsbud.

Ulemper

• Begrænset konkurrence: Færre tilbudsgivere betyder potentielt højere priser og færre innovative løsninger. Du rammer måske ikke den optimale leverandør.
• Risiko for favorisering: Selvom utilsigtet kan gentagne underhåndsbud til samme leverandør skabe indtryk af uredelighed eller faktisk føre til afhængighed.
• Svagere juridisk beskyttelse: Uden de stramme EU-regler er der større rum for fortolkning, hvilket øger risikoen for klager og tvister.
• Dokumentationsbyrde: Paradoksalt kræver den større frihed også grundigere begrundelser. Du skal kunne forsvare hvert eneste valg.
• Omdømmerisiko: Særligt ved større beløb eller kontroversielle områder kan underhåndsbud udløse kritik om manglende transparens, selvom det er lovligt.
• Begrænset markedsindsigt: Ved kun at kontakte få leverandører får du ikke det fulde overblik over markedets muligheder og prisniveau.

Typiske fejl og hvordan de undgås

Fejl 1: Fejlvurdering af kontraktværdi Mange glemmer at medregne optioner, forlængelsesmuligheder og indeksreguleringer i værdiansættelsen og kan dermed risikere, at den reelle ordreværdi har en samlet værdi, der overstiger den gældende tærskel på 3 mio. kr.

Løsning: Beregn altid worst-case scenariet inkl. alle mulige forlængelser og ekstraydelser. Dokumentér beregningen skriftligt.

Fejl 2: Splitting af kontrakter At opdele én naturlig kontrakt i mindre dele for at undgå tærskelværdierne er ulovligt. Hvis du køber rengøring i tre separate bygninger via tre underhåndsbud samme dag, betragtes det som ét indkøb.

Løsning: Vurdér altid det reelle behov samlet. Ved naturlige delleverancer (fx fasevis byggeri) skal der være objektiv begrundelse for opdelingen.

Fejl 3: Manglende dokumentation af leverandørvalg At kontakte "dem vi plejer at bruge" uden skriftlig begrundelse er en genvej til problemer ved klagesager.

Løsning: Opret en standardskabelon med felter for begrundelse af hver inviteret leverandør. Kræv minimum tre objektive kriterier for hver.

Fejl 4: Uklare evalueringskriterier At ændre evalueringskriterier efter modtagelse af tilbud eller ikke kommunikere dem klart til leverandørerne underminerer hele processen.

Løsning: Fastlæg og kommunikér kriterier før forespørgslen sendes. Dokumentér at alle leverandører har modtaget samme information.

Fejl 5: For kort svarfrist En svarfrist på 24 timer til et komplekst tilbud kan være uredelig konkurrence, selvom formkravene er lavere end ved EU-udbud.

Løsning: Tilpas fristen til opgavens kompleksitet. Som tommelfingerregel minimum 5 arbejdsdage for simple indkøb, 10-15 dage for komplekse opgaver.

Fejl 6: Ignorering af inhabilitet At involvere medarbejdere med interessekonflikter (fx familierelationer til tilbudsgiver) uden håndtering af inhabilitet.

Løsning: Screening for inhabilitet skal være standardprocedure. Dokumentér alle indhabilitetsvurderinger.

Fejl 7: Gentagne underhåndsbud som systematisk praksis Hvis 80 procent af dine indkøb sker via underhåndsbud, signalerer det mangelfuld planlægning eller regelomgåelse.

Løsning: Analyser årligt din fordeling af udbudsformer. Underhåndsbud bør være undtagelsen, ikke reglen.

Tjekliste til underhåndsbud

• Værdiberegning gennemført: Har du beregnet den samlede kontraktværdi inkl. alle optioner, forlængelser og mulige tillægsydelser? Er du sikker på, at du ligger under relevant tærskel eller kan påberåbe dig en lovlig undtagelse?
• Metodevalg begrundet skriftligt: Har du dokumenteret, hvorfor underhåndsbud er den korrekte udbudsform til netop denne opgave? Er begrundelsen baseret på konkret lovhjemmel eller beløbsgrænse?
• Leverandører udvalgt objektivt: Har du fastlagt og dokumenteret objektive kriterier for valg af de inviterede leverandører? Er minimum tre leverandører inviteret, eller er der solid begrundelse for færre?
• Forespørgsel udsendt med klar information: Har alle inviterede leverandører modtaget identisk information om krav, leveringstid og evalueringskriterier? Er svarfristen rimelig i forhold til opgavens kompleksitet?
• Inhabilitet afklaret: Er alle involverede medarbejdere screenet for interessekonflikter? Er eventuel inhabilitet håndteret efter reglerne?
• Evalueringen dokumenteret: Er vurderingen af tilbuddene foretaget efter de forudannoncerede kriterier? Er evalueringen dokumenteret skriftligt med begrundelse for valg af vinder?
• Arkivering sikret: Er hele processen fra behovsafklaring til kontrakt arkiveret komplet? Kan du om fem år rekonstruere hele forløbet og forsvare hver enkelt beslutning?

Udbudsområdet og udbudsloven er et stort område, hvoraf underhåndsbud udgør en lille det. Hvis du vil dykke endnu mere ned i udbudsloven og udbudsformer, kan du gøre det med vores omfattende guide om udbudsreglerne og de øvrige udbudsformer.