Byggefakta
Udbud og Licitationer

Sådan skriver du tilbud, der vinder opgaver

skriv-tilbud-small

Du er netop blevet prækvalificeret til en opgave, som passer perfekt til jeres planer, erfaringer og kompetencer. Du føler oprigtigt, at I er de bedste til at løfte opgaven. Men hvordan skriver du et tilbud, der er så godt, at I vinder? Det kan du finde ud af her. 

Der er mange faldgruber, når du skal skrive tilbud til udbud og licitationer. Særligt de offentlige udbud er nemlig fyldt med regler og særlige kriterier, som kan være udslagsgivende for, hvem der i sidste ende tildeles ordren. Derfor er det afgørende for virksomheder i bygge- og anlægsbranchen, at de kender til spillereglerne for tilbudsgivning og har erfaring i at skrive gode tilbud. 

Vinderne af licitationen eller udbuddet er nemlig ikke nødvendigvis dem med den bedste pris eller kvalitet - det kan også være dem, der er bedst til at formidle tilbuddets pris og kvalitet.

Vi har derfor samlet en guide, som hjælper dig med at skrive gode tilbud.

Du kan også læse vores komplette guide til licitationer her 

Vær forberedt

Du kan ikke skrive et godt tilbud i blinde. Så enkelt er det. Derfor skal du forberede dig grundigt, inden du og resten af tilbuds-teamet går til tasterne. 

Det handler om at forstå ordregivers forretning, og hvad der ligger til grund for udbuddet. Det kan du kun få et indblik i ved at indsamle en lang række informationer om organisationen. Du kan godt gøre det, så snart udbuddet er offentliggjort, og I har besluttet jer for at afgive et tilbud. Men det er klart en fordel, hvis I er på forkant og har fulgt processen, inden udbuddet blev offentliggjort.

  1. Vil du identificere relevante projekter i god tid? Prøv Projektdatabasen og find de vigtigste informationer om de projekter, der er relevante for din forretning.

Det giver et unikt indblik i den proces, der ligger forud for selve udbuddet, og det indblik giver dig bedre muligheder for at målrette tilbuddet efter ordregiverens specifikke behov.

Vær afklaret

Det er også vigtigt, at alle væsentlige beslutninger vedrørende det konkrete tilbud er taget, inden tilbudsskrivningen begynder. I skal på forhånd vide, hvad det er for et tilbud, I vil aflevere, for ellers ender det med, at tilbuddet fremstår usammenhængende. 

Derfor skal tilbuddets pris og beregninger være afklaret, og løsningen, I vil præsentere, skal være udviklet, inden I begynder at skrive. Derudover er det også en god idé at have aftalt, hvordan tilbuddet konkret udformes. På den måde ender I med et strømlinet tilbud, hvor de forskellige afsnit er sammenhængende, uanset hvem der har forfattet dem. 

Undgå fejl

Det kan lyde som et banalt råd, men det er nu engang et af de vigtigste. Mange gode tilbud bliver nemlig valgt fra på grund af fejl i tilbudsmaterialet. I nogle tilfælde bliver tilbud kasseret, fordi sidetal står forkert, eller fordi bestemte oplysninger ikke er præsenteret i materialet. Og det er virkelig en skam, hvis I har brugt hundredvis af timer på at udvikle et tilbud. 

Derudover giver mange mindre slåfejl og stavefejl i tilbudsmaterialet et indtryk af, at materialet ikke er gennemarbejdet. Derfor skal I sørge for at allokere tid til at korrekturlæse materialet, ligesom I skal gennemgå, at alle detaljer, som kræves af udbuddet, er med. 

Vis, hvordan pris og kvalitet hænger sammen

I ethvert tilbud skal du præsentere, hvad din ydelse vil koste. Særlig ved udbud, hvor vinderen udpeges på baggrund af, hvem der kan præsentere det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er det vigtigt at tydeliggøre sammenhængen mellem pris og løsningens kvalitet. 

Hvis du i tilbuddet har afsat en særlig stor del af økonomien til løntimer, så forklar, hvordan det bidrager til løsningen af opgaven og et bedre slutprodukt. Hvis det er materialer, som sluger store dele af budgettet, så beskriv, hvordan materialerne bidrager med æstetisk, bæredygtig eller konstruktionsmæssig værdi til projektet. 

På den måde giver du beslutningstagerne optimale forudsætninger for at forstå fordelagtigheden i dit tilbud. 

Bevis, I kan løfte opgaven

Hvis I ikke er en stor og veletableret virksomhed i branchen, så er det bestemt ikke sikkert, at ordregiver kender jer på forhånd. Derfor består en stor del af tilbudsskrivningen i at bevise, at I kan løfte opgaven.

Selvom I ved udbud med prækvalifikation formentlig allerede har præsenteret relevante referencer, så skader det bestemt ikke at vise dem frem igen. Referencerne repræsenterer nemlig jeres kompetencer, og derfor er de et afgørende element i forhold til at overbevise ordregiverne om, at I er de rigtige til at løse opgaven. Det samme gør sig gældende for det team af medarbejdere, som I har sat til at løse opgaven. Deres erfaringer og kompetencer argumenterer nemlig også for jeres sag. 

Sæt derfor virksomhedens referencer og medarbejdere i spil, når du skriver tilbuddet, og forklar, hvilken betydning jeres erfaringer og kompetencer har for den måde, I vil løse opgaven på.  

Det er altså vigtigt at bevise virksomhedens kompetencer. Men det er mindst lige så vigtigt ikke at overdrive, hvad I kan. Dit tilbud bliver nemlig en del af kontrakten, og I står derfor til regnskab for tilbuddets indhold, såfremt I vinder. Lov derfor aldrig mere, end I kan holde.

Formidl tilbuddet enkelt og elegant

Det kan godt være, at det egentlige tilbud og den egentlige løsning er det vigtigste for ordregivere, når de læser et tilbud. Men hvis tilbuddet ikke er præsenteret på en overskuelig og elegant måde, så trækker det ned i det endelige indtryk. Tekstens sprog og layout har altså betydning for det færdige tilbud, der skal fremstå lige så professionelt som de løsninger, I tilbyder. 

Teksten skal først og fremmest være så kort og præcis som muligt. Men det kan være ret udfordrende at beskrive et avanceret løsningsforslag med få ord, og derfor er det oplagt at vedhæfte de mere detaljerede beskrivelser i et bilag. Derudover må teksten ikke være fyldt med fremmedord og fagtermer, som gør det til en tung og kedsommelig opgave at gennemlæse dit tilbud. Brug derfor så vidt muligt et klart og letforståeligt sprog, når du skriver tilbuddet.

Derudover kan det være en god idé at få en grafiker til at ruske lidt op i det teksttunge Word-dokument. Han kan hjælpe med at tilføje luft til dokumentet og præsentere grafer og illustrationer, som underbygger de vigtigste pointer i jeres tilbud.