Jagten på nye projekter indebærer grundig gennemgang af udbudsmateriale, omhyggelige prisberegninger og udsendelse af tilbud – alt sammen med håbet om at sikre den næste opgave. Ofte er denne udgift en mindre synlig post i regnskabet; et "mørketal", der dækker over værdifuld medarbejdertid og potentielt tabte muligheder.
Denne artikel sætter fokus på de mindre åbenlyse omkostninger ved tilbudsberegning. Samtidig belyser den, hvordan en mere strategisk prioritering af sager – eventuelt understøttet af digitale værktøjer – kan bidrage til at frigøre ressourcer i virksomheden.
Hvad gemmer sig i "mørketallet"?
Når vi taler om de mindre synlige omkostninger ved tilbudsgivning, handler det om mere end blot spredte timer. Det er en reel udgift, der kan påvirke både bundlinjen og virksomhedens langsigtede udvikling.
- Tid er en direkte omkostning: De timer, jeres medarbejdere (beregnere, salgsansvarlige, eller måske direktøren i mindre virksomheder) bruger på at analysere tegningsmateriale, indhente priser og færdiggøre et tilbud, repræsenterer en direkte lønudgift. Overvej, hvad denne tid alternativt kunne være anvendt til: fakturerbart arbejde, opfølgning hos eksisterende kunder eller strategisk forretningsudvikling.
- Den tidskrævende informationssøgning: Processen med at udarbejde et tilbud involverer ofte en række tidskrævende delopgaver. Der skal findes relevant dokumentation, eventuelle referencer, priser fra underleverandører, og alle elementer skal samles og koordineres. Hver time brugt på dette er tid, der kunne have skabt værdi på anden vis.
- Omkostningen ved tabte muligheder: Hver gang I investerer tid i et tilbud, der ikke resulterer i en ordre, er det ikke kun de direkte timer til beregningen, der er tabt. I kan også have gået glip af muligheden for at byde på et andet, potentielt mere rentabelt projekt, fordi jeres ressourcer var allokeret andetsteds.
- Risikoen for at agere "pristjekker": Mange entreprenører kan opleve at blive anvendt som "pristjekkere". Det betyder, at bygherren eller totalentreprenøren måske reelt allerede har en foretrukken samarbejdspartner, men indhenter jeres tilbud for at opnå en bedre pris hos den partner, de reelt ønsker at bruge. Konsekvensen kan være spildte ressourcer på et tilbud, I reelt havde en begrænset chance for at vinde. Indsigt i en potentiel kundes samarbejdsmønstre – for eksempel hvis de konsekvent placerer en stor andel af deres opgaver hos en konkurrent – kan indikere, om det er umagen værd at byde.
- Belastningen på medarbejderne: Særligt i mindre virksomheder kan presset for at få tilbud sendt afsted betyde, at arbejdet må klares uden for normal arbejdstid. Dette kan på sigt øge risikoen for stress og udbrændthed, hvilket også udgør en betydelig omkostning for virksomheden.
Hvorfor forbliver disse omkostninger ofte usynlige?
En af de primære årsager til, at disse omkostninger sjældent får fuld opmærksomhed, er, at de typisk ikke fremgår som en særskilt post i årsregnskabet. De er ikke håndgribelige som et materialekøb eller en maskininvestering. Dertil kommer en muligvis indgroet opfattelse i branchen af, at omfattende tilbudsarbejde "blot er en del af jobbet", hvilket kan betyde, at man ikke altid stiller spørgsmålstegn ved, om processen kunne optimeres.
Endelig kan det være en udfordring for mange virksomheder at have de nødvendige data til at analysere, hvor meget tid der reelt anvendes på tilbudsgivning, hvad succesraten er på forskellige sagstyper, og hvilke kunder der historisk set har været mest rentable at samarbejde med.
Fra skjulte omkostninger til kvalificerede beslutninger
Hvordan kan I så begynde at få et klarere billede af disse "mørketal" og, vigtigst af alt, arbejde på at reducere dem? Et godt udgangspunkt er adgang til bedre data, dybere indsigt og en deraf følgende mere strategisk prioritering af, hvilke sager I vælger at investere tid i. Her kan specialiserede værktøjer og databaser være en væsentlig hjælp.
- Identificér de rette projekter – fra start: Adgang til detaljeret information om byggeprojekter, herunder projektets fase, involverede parter, specificerede materialer og overordnede tidsplaner, kan give jer et solidt grundlag for hurtigt at vurdere, om et projekt reelt matcher jeres virksomheds kompetencer, kapacitet og strategiske fokus – før I investerer mange timer i en fuld beregning.
- Forstå samarbejdsmønstrene: Indsigt i, hvem jeres potentielle kunder typisk samarbejder med, kan være værdifuld. Bliver I eksempelvis opfordret til at byde på en sag hos en bygherre, der historisk set primært har valgt jeres nærmeste konkurrent? Så kan det være en overvejelse værd, om ressourcerne er bedre brugt på andre potentielle sager. En dybere forståelse for disse mønstre i branchen kan give et bedre beslutningsgrundlag.
- Fokusér på sager med højere potentiale: Ved at analysere data om tidligere vundne og tabte sager – eventuelt kombineret med generel markedsindsigt – kan I begynde at identificere mønstre. Hvilke typer projekter har I størst succes med at vinde? Hos hvilke bygherrer eller samarbejdspartnere er jeres hitrate højest? Denne viden kan hjælpe jer med at målrette jeres indsats der, hvor sandsynligheden for et positivt udfald er størst.
- Strategisk indsigt fremfor blot et lead: Det handler om at opnå en strategisk indsigt, der muliggør kvalificerede beslutninger om, hvilke leads der er mest værdifulde at forfølge. Målet er at arbejde mere målrettet og effektivt.
Frigør ressourcer til udvikling
Når I bruger mindre tid på at udarbejde tilbud på sager med lavt potentiale og i stedet kan fokusere på de mest lovende projekter, vil det ofte frigøre ressourcer – både i form af tid, økonomi og medarbejderengagement. Disse ressourcer kan I med fordel investere i:
- At udvikle endnu skarpere og mere konkurrencedygtige tilbud på de sager, I virkelig ønsker at vinde.
- Innovation og udvikling af nye ydelser eller forretningsområder, der kan styrke jeres markedsposition.
- At pleje og videreudvikle relationerne til jeres eksisterende, værdifulde kunder.
- At skabe en bedre balance mellem arbejde og fritid for jeres medarbejdere, hvilket kan bidrage til øget trivsel og produktivitet.
Tør I se "mørketallet" i øjnene?
Omkostningen ved tilbudsberegning er en reel faktor, selvom den ikke altid er umiddelbart synlig i regnskabet. Ved at anerkende dette og aktivt arbejde på at optimere jeres tilbudsproces, kan I ikke kun opnå besparelser, men også styrke jeres konkurrenceevne og bidrage til et mere bæredygtigt arbejdsmiljø.
Overvej, hvor meget tid jeres virksomhed i dag bruger på tilbudsgivning. Hvor stor en andel af disse tilbud fører reelt til ordrer? Og kunne en mere datadrevet og strategisk tilgang, eventuelt understøttet af et relevant brancheværktøj, hjælpe jer med at omdanne en skjult omkostning til en strategisk fordel?
Er I nysgerrige på, hvordan en mere databaseret tilgang kan hjælpe jeres virksomhed med at optimere tilbudsprocessen og frigøre ressourcer? Så book en gratis Demo i dag, så gennemgår vi, hvordan Danmarks Største Projektdatabase kan gøre en afgørende forskel for jeres virksomhed >>